Il-Missjoni tad-Direttorat

L-għan ewlieni tad-Direttorat tal-monitoraġġ u l-appoġġ huwa li jiżgura l-amministrazzjoni effettiva u l-aderenza kemm tal-Kunsilli Lokali kif ukoll Reġjonali mal-leġiżlazzjoni rilevanti. Dan jinvolvi sorveljanza, appoġġ, u gwida biex il-Kunsilli Lokali jiġu ffaċilitati u megħjuna jaderixxu mal-oqfsa regolatorji.

L-Oġġettivi tad-Direttorat

Id-Direttorat (Moniteraġġ u Sapport) fi ħdan id-Diviżjoni għall-Gvern Lokali:

• Jagħmel moniteraġġ fuq il-funzjonijiet u l-operat tal-Kunsilli u jidentifika l-oqsma fejn mhux qegħdin jiġu osservati l-proċeduri u r-regolamenti statutorji;
• Joffri sapport maniġerjali, amministrattiv biex jgħin lill-Kunsilli Lokali jimxu b’effiċjenza u effettività kif ukoll b’mod professjonali;
• Jalloka fondi pubbliċi lill-Kunsilli;
• Jipproponi policies u emendi leġislattivi dwar il-Gvern Lokali fejn ikun hemm il-ħtieġa;
• Joffri sapport lill-pubbliku fil-qasam tal-Gvern Lokali;
• Jimmaniġġja proġetti diġitali flimkien mal-IMU.

Moniteraġġ tal-Kunsilli Lokali

It-Taqsma tal-Moniteraġġ tad-Diparitment tassigura li l-Kunsilli Lokali u Reġjonali joperaw skont il-liġi, ir-regolamenti u l-proċeduri applikabbli.  L-għan prinċipali ta’ din il-Unit huwa li jara li l-Awtoritajiet Lokali jaderixxu mal-Liġijiet ta’ Malta, primarjament u fost oħrajn mal-Att dwar Gvern Lokali u l-Leġislazzjoni Sussidjarja, mar-Regolament dwar Gvernijiet Lokali,  mal-Proċeduri tal-Finanzi, tal-Verifika, tar-Riżorsi Umani u Proċeduri u Gwidi dwar Akkwist.

It-taqsima tal-Moniteraġġ tistħarreġ każijiet dwar allegazzjonijiet ta’ irregolaritajiet li l-Unit tirċiev minn individwi jew membri tal-Kunsilli Lokali stess kif ukoll każijiet li l-uffiċjali fi ħdan il-Unit ikunu osservaw waqt ix-xogħol ta’ moniteraġġ. Fejn instab li Kunsill Lokali wettaq xi irregolarità, dan jiġi mitlub jirregolarizza l-pożizzjoni tiegħu. Barra minn hekk, jekk dawk il-Kunsilli Lokali li mhux qegħdin jaderixxu mar-regolamenti jkollhom xi diffikultà biex jagħmlu dan, il-Unit tagħtihom l-għajnuna u l-appoġġ meħtieġa.

Sapport lill-Kunsilli lokali

Id-Direttorat jagħti appoġġ lill-kunsilli lokali permezz tat-Taqsimiet tar-Riżorsi Umani, tal-Procurement u Customer Care.

It-Taqsima tar-Riżorsi Umani ħadmet fuq l-immaniġġjar tar-riżorsi umani kemm fi ħdan id-Diviżjoni għall-Gvern Lokali kif ukoll fil-Kunsilli Lokali u Reġjonali, fost l-oħrajn dwar:

• materji relatati ma’ pagi u leave u materji oħra relatati mal-immaniġġjar tar-riżorsi umani;
• materji relatati ma’ riżorsi umani tas-Segretarji Eżekuttivi u impjegati tal-Kunsilli inkluż lingaġġ tagħhom;
• żamma ta’ dejta li tikkonċerna riżorsi umani kemm dwar l-impjegati fi ħdan id-Diviżjoni għall-Gvern Lokali, Kunsilli kif ukoll membri eletti tal-Kunsilli.

It-Taqsima tal-Procurement tati sapport u assistenza lill-Kunsilli Lokali fuq akkwist billi, meta mitlub, eżamina id-dokumenti ta’ sejħiet għal kwotazzjonijiet jew offerti qabel dawn jiġu pubblikati sabiex jiġi assigurat li d-dokumenti jkunu magħmula bl-aħjar mod possibbli u uniformi. Il-Procurement Unit skrutinja wkoll talbiet mill-Kunsilli ta’ Direct Orders jew talbiet relatati ma’ akkwist li jirrikjedu approvazzjoni mid-Direttorat. Il-Procurement Unit ħa ħsieb il-proċess inkluż il-preparazzjoni ta’ dokumenti u talbiet għal akkwist li jirrikjedu proċess ta’ sejħiet għall-offerti.

Id-Direttorat jieħu wkoll ħsieb l-amministrazzjoni tad-Diviżjoni għall-Gvern Lokali, inkluż ir-Registry, manutenzjoni tal-bini tad-Diviżjoni, messaġġiera u xufiera kif ukoll tiġbor informazzjoni ġenerali li jkun hemm bżonn li tinġabar mill-Kunsilli kollha.

Servizz liċ-ċittadin

It-Taqsima tal-Customer Sapport kompliet bil-ħidma tagħha sabiex tilqa’ lmenti miċ-ċittadini li jikkonċernaw il-Kunsilli Lokali kif ukoll jagħtu sapport u tagħrif ġeneriku lill-pubbliku. Dan il-Unit tilqa’ wkoll membri tal-pubbliku li jżuru d-Direttorat, kif ukoll ilmenti li jaslu bil-posta elettronika jew posta ordinarja, kif ukoll bit-telefown. Mill-ilmenti tal-pubbliku d-DGL seta’ jevalwa liema huma dawk il-materji fir-responsabbiltà tal-Kunsilli Lokali li għad hemm diffikultajiet biex dawn jitwettqu għas-sodisfazzjon tar-residenti u kif id-DGL seta’ jassisti biex dawn jitwettqu b’mod aktar effettiv u effiċjenti, fosthom permezz ta’ skemi u inizjattivi oħra.

Servizzi Diġitali u sapport kontinwu lill-Kunsilli

Dan id-Direttorati jikkordina kontinwament mal-IMU tal-Ministeru kif ukoll mal-Managers fi ħdan il-Kunsilli Reġjonali sabiex il-Kunsilli Lokali jkollhom appoġġ kontinwu fuq l-ICT sabiex finalment iċ-ċittadin ikollu l-aħjar servizz possibbli offrut mill-Kunsilli Lokali. Dan is-sapport jinkludi gwidi ta’ kif it-teknoloġija tinżamm b’mod sikur u aġġornata kif ukoll għajnuna finanzjarja fuq pjattaformi u apparat diġitali permezz ta’ vot iddedikat għal dan il-għan. 

Id-Direttorat flimkien mal-IMU ħadem sabiex jiġu indirizzati r-rakomandazzjonijiet tal-Awditur Ġenerali fuq l-istat tat-teknoloġija u l-informatika fil-Kunsilli Lokali. Id-Direttorat għamel ħafna xogħol fuq dan ir-rapport u qed jaħdem qagħtih biex ikompli jimplimenta kull rakkomandazzjoni li ingħatat. Barra minn hekk, f’Mejju tal-2023, ġiet varata l-iStrateġija Nazzjoniali għall-Gvern Lokali 2023-2030 fejn ġew identifikati oqsma li jeħtieġ li jiġu indirizzati sabiex il-Kunsilli Lokali u Reġjonali jaddattaw maż-żminijiet, joperaw fi strutturi b’saħħithom u bl-għodda meħtieġa sabiex ikomplu jaqdu l-irwol tagħhom fil-komunitajiet tagħna.

L-aħħar tema tal-viżjoni strateġika msejħa ‘Prijorità diġitali fil-Gvern Lokali’ hija intiża sabiex inkomplu nagħtu prijorità diġitali fil-Gvern Lokali sabiex nassiguraw li jkun hemm ‘Governanza Tajba u Effettiva’, ‘Riżorsa Reġjonali għall-Kunsilli Lokali’ u ‘Kunsilli Lokali Viċin in-Nies’. Għalhekk din it-tema taqqad il-viżjoni strateġika msejsa fuq pjan modern u diġitali. Barra minn hekk, din il-viżjoni strateġika diġitali hija maħsuba sabiex tikkomplimenta mal-ħidma biex is-Servizz Pubbliku jkun mgħammar bl-għodda diġitali li jeħtieġ u li se tkun il-prijorità tal-amministrazzjoni pubblika fis-snin li ġejjin.

Għalhekk dan id-direttorat, flimkien mal-IMU, beda jħejji pjan strateġiku ta’ kif ser iwettaq din il-viżjoni diġitali fosthom l-implimentazzjoni ta’ sistema ta’ accounting u payroll għall-kunsilli lokali, sistema ta’ customer care kif ukoll sistema ta’ chatbot.

Proġetti Diġitali li ġew implimentati u li d-Direttorat qed jiffinanzja u jamministra huma kif ġej:

• Kuntratt mal-MITA għas-servizzi offruti lill-Kunsilli Lokali. Dan is-servizz jinkludi konnessjoni mal-corp, servizzi tal-Microsoft, internet, imejl għal kull user u ġeneriċi, sigurtà tad-Data u ħafna aktar.
• Sistema online għaċ-ċittadini u kuntratturi li jeħtieġu permessi għal attivitajiet mill-Kunsilli Lokali.
• Laptops u hardware ġdid sabiex jiġu mibdula dawk antiki u b’hekk jiġi assigurat li x-xogħol isir fuq sistemi siguri biex tiġi protetta d-data.
• Servizz tal-internet u manutenzjoni li qed jingħata għall-proġett iffinanzjat mill-EU u li qed jgħati aċċess għal Wifi b’xejn liċ-ċittadini kollha f’żoni deżignati hekk imsejjaħ Wifi4EU.
• Tagħmir u infrastruttura moderna tal-IT fil-Kunsill Lokali.
• Websites ġodda u moderni għall-Kunsilli Lokali.